В моих руках несколько проектов, иногда их мало, как сейчас, иногда много до того, что становится слегка страшно. Потому мне приходит масса писем, касающихся проектов, слегка касающихся проектов или совсем с проектами не связанных, но настойчиво уверяющих меня в обратном.
Как с ними быть? За историю своей работы я пробовал разные способы упорядочивания этого безумия. Самым продолжительным моим заблуждением было использование папок, но оно было настолько логичным, что я никак не мог не поддаться такому соблазну. Что может быть логичнее папок? Есть проект - есть папка для него - отправляй всю почту, касающуюся проекта в эту папку и всё, казалось бы…
А на самом деле…Но тут возникает письмо о нескольких проектах. Что делать в таком случае? После 10-ти секунд размышления возникает и ответ - надо просто копировать письмо в каждую папку проекта, к которому оно относится. Вуаля?! Да нет, есть с этим методом проблемы:
1) Ручная работа по копированию и отслеживанию к каким проектам письмо относится.
2) Размножение писем ведёт в конечном счёте к неотзывчивости компьютера. А что вы думаете, если вас кормить много раз подряд одним и тем же с вами не будет плохо?
3) При ответе на письма возникает ветвление, когда корней у витков дискуссий несколько - это хорошо только в одном случае - в каждом из витков происходит обсуждение только одной проблемы, но как показывает практика, письмо, затрагивающая несколько проектов скопом, рождает аналогичное многоцелевое обсуждение. Разобраться в этих запутанных витках становится тяжело…
Именно по этой причине я отошел от практики папок - я лентяй, и люблю делать жизнь проще. Потому я пришел к системе из трех папок: Входящие (Inbox), которую я держу пустой, Текущие дела, в которой лежат письма с которыми я планирую работать и Архив - в которую попадают все письма с которыми я закончил работать. Служит последняя папка банком информации, где я быстро (God bless google) нахожу письма, если кому-то понадобится информация о делах минувших дней.
Возможно вы удивились - а где же проекты? А проекты отмечаются тэгами, они же лэйблы, они же категории в Outlook.
Использование тэгов полностью решает последние две проблемы из перечисленных выше. Но ручная работа по заботе остается. И облегчить её призваны фильтры, они же правила: создайте правила для каждого из проектов так, чтобы находя ключевые слова, такие как названия, кодовые имена, ключевые составляющие, система автоматически добавляла тэг проекта к письму.
Вот теперь всё. Теперь даже если в единственной папке с архивом у вас лежит несколько тысяч писем, выбрать письма по нужному проекту не составляет труда - нужно всего лишь отсортировать список по категориям, или, что мне нравится больше - сгруппировать их по категориям.
В Outlook 2003, если я не ошибаюсь, появилась прекрасная новая возможность - вы можете создавать так называемые Search Folders - это виртуальные папки, содержащие все письма, выбранные по заданному вами критерию. Эта возможность поможет вам вернуться к представлению проектов в виде папок, если вы все ещё в восторге от этого типа организации. При этом размножения писем не будет, и в хранилище будет всегда только один экземпляр.
Вот теперь - всё.
Желаю успехов в достижении славных высот в личном развитии.
Удачи, ваш не внушающий доверия источник.
-
-
13.06.2007 в 12:13-
-
13.06.2007 в 12:30